Штатное расписание — это такой локальный документ, помогающий организовать и систематизировать работу учреждения, что существенным образом повышает эффективность деятельности организации.
Содержание документации едино для абсолютно всех компаний, в него входят такие позиции, как информация об назначенных окладах, надбавках для сотрудников, занимаемые должности, количество работающих единиц в штате и прочие. Подробнее, что такое штатное расписание рассмотрим ниже.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:
Обязательно ли оно или нет?
Федеральная служба по труду и занятости в письме под номером 2016-6-6, датируемым 8 июля 2010 года, поясняет, что все предприятия, осуществляющие деятельность на территории России, должны вести такую документацию.
Роструд объясняет, что в соответствии со статьей ТК РФ под номером 57 в каждой компании должен быть данный документ. Его отсутствие затрудняет проведение таких мероприятий, как, например, сокращение количества трудящихся.
Кроме того, трудовая инспекция может расценить отсутствие данной документации как нарушение, за что руководителям придется нести ответственность в соответствии со статьей под номером 5.27 КоАП.
Существует стандартизированная форма по составлению штатного расписания, а кроме того его включают в инструкцию по заполнению трудовой книжки.
Штатное расписание не входит в перечень документов налогового учета, однако юридические лица обязаны предоставлять их по запросу различных федеральных проверяющих организаций: налоговых служб, фонда соц. страхования, органов пенсионного фонда, а также государственной трудовой инспекции.
При этом, если расписание отсутствует, то на компанию налагается штраф в размере 50000 рублей, либо её работа приостанавливается на срок до 90 дней, в соответствии со статьей 5.27 Федерального кодекса об административных правонарушениях . Безусловно, это возможно опровергнуть в суде, однако перед этим штраф необходимо оплатить.
По определению ст. 57 Федерального ТК трудовая функция работника по трудовому договору – это работа по должности, соответствующая текущему штатному расписанию. Только при наличии утверждённого документа в соответствии с п.2 статьи 81 Трудового Кодекса становится возможным структурно вести кадровые перестановки, проводить штатные сокращения.
Штатное расписание ратифицируется местным нормативным актом компании. То есть только от работодателя зависит сам факт его наличия. Обязательство оформить и принять данный документ лежит также лишь на работодателе.
Но неисполнение руководителем организации функции по оформлению и утверждению штатного расписания не является причиной для срыва ранее заключённого между ним и сотрудником трудового контракта.
В некоторых случаях работодатели нанимают работников на должности, которые не учитываются в утверждённом на данном предприятии штатном расписании.
Разногласия между расписанием и трудовым договором в вопросе конкретного сотрудника решаются в пользу договора (статья 8 Трудового Кодекса). Сотрудника принимают по специальности, прописанной в его трудовом соглашении.
Главное же предназначение документа заключается в том, чтобы если при увольнении того или иного сотрудника согласно п. 2 ст. 81 Федерального ТК обладать реальными аргументами обосновать в суде свою позицию, а в частности то, что у компании не могло быть возможности трудоустроить данного сотрудника и что его сокращение было полностью в рамках закона.
Во время судебного процесса первоначально будет затребовано штатное расписание. В случае, если оно ранее существовало, и не было предварительно и правильно оформлено, а было в составлено в горячке и намеренно, ради самого судебного процесса, то в таком случае одержать победу в такого рода конфликте ответчику-нанимателю будет крайне непросто.
к содержанию ↑Как выглядит штатное расписание?
Штатное расписание оформляется по официально утвержденной форме Т-3, которая утверждена в 2004 году приказом Госкомстата под номером 1 (см.фото). Согласно этому законодательному акту данная форма нужна для составления численности, состава и структуры компании в соответствии с утвержденным Уставом предприятия.
(Картинка кликабельна, нажмите для увеличения)
В данном постановлении также говорится, что в нем должны указываются сведения о:
- должностях (профессиях, специальностях) и указывается квалификация;
- имеющихся структурных подразделениях;
- количестве работающих штатных единиц в учреждении.
К составлению и ведению документа следует подходить ответственно, указывать в нем действительные данные и своевременно вносить в него изменения при их наличии.
Как правильно вносить изменения в штатное расписание читайте в нашей статье.
Этот документ необходим для формирования численности и структуры штата компании в соответствии с ее уставом. В нем содержатся:
- ОКПО предприятия;
- полное наименование компании;
- номер;
- дата вступления в силу и время действия документа (как правило, 1 год);
- наименование профессий или категории должностей, занимаемых трудящимися (в полном соответствии с ЕКСД);
- размер всех выплат;
- в верхнем углу справа ставится гриф «Утверждено» и вписываются реквизиты Приказа о введении и утверждении расписания.
Если в учреждении меняется количество сотрудников, перечень должностей или размер выплат, то в документацию в обязательном порядке вносятся коррективы.
Если изменения не внесены своевременно, то у руководства могут возникнуть проблемы с проводящими проверку деятельности компании органами.
Четких сроков, на которые составляется расписание, нет — документ можно составить на полугодие или год, или даже на несколько лет, если фирма не нуждается во внесении изменений.
Росархив установил точный срок хранения штатного расписания после завершения его действия. Так, документация должна храниться не менее 3 лет, с года, следующего за тем, в котором была утрачена сила документа. При этом, расстановки хранятся более продолжительное время — 75 лет со времени, как были составлены новые.
к содержанию ↑Схема документа
Таблица штатного расписания Т-3 заполняется в соответствии с Указаниями по заполнению форм первичной документации. В «шапке» прописывается полное название учреждения, порядковый номер составляемого документа, ОКПО, дата его принятия. Обязательно заполняется поле с периодом, во время которого действует документация.
Бланк штатного расписания скачивайте здесь бесплатно.
Содержательная часть состоит из 10 граф, которые заполняются по порядку:
1 — «Наименование». Указывается название подразделения, филиала, цеха по иерархии.
2 — «Код». Тут прописывается код структурного подразделения, который присвоен ему руководством.
3 — «Должность». Здесь пишется занимаемая работником должность, разряд в соответствии Классификационными документами. Профессия указывается именно та, которая записана в трудовой книжке сотрудника и в контракте, заключенным с ним.
4 — «Количество штатных единиц». Пишется количество единиц в штате по должностям. Здесь же указываются вакантные должности и неполные единицы.
5 — «Тарифная ставка». Сумма должна указываться в рублях.
6,7,8 — «Надбавки». Здесь прописываются все премии, стимулирующие и иные выплаты, указывающиеся в виде сумм или в виде процентной ставки.
9 — «Полная сумма». Тут указывается итоговая сумма, получающаяся при сложении сумм, прописанных в графах 5-8.
10 — «Примечания». Если примечаний нет, то данное поле оставляют пустым.
Код в штатном расписании необходим для ведения учета. Если учет ведется в программе 1С, то она автоматически присвоит код каждому подразделению и участку. Если же 1С не используется, то присвоить коды может и сам руководитель, но при этом важно соблюдать иерархию подразделений.
Как демонстрируют итоги регулярных ревизий Гострудинспекции, максимальное число недостатков обнаруживается после попыток заполнения поля 5.
При попытках самостоятельно оформить эту графу индивидуальные предприниматели (как и бухгалтеры) зачастую допускают и позволяют себе погрешности, записывая диапазон значений в пределах, к примеру, 5000-7000 рублей.
Очевидно, что два лица, занимающие похожие должности в одной компании, вполне смогут трудиться на разных уровнях и получать за свой труд совершенно разную заработную плату.
Для полноценного отображения подобных отличий в штатном расписании есть отдельный раздел “надбавки”, либо включат однообразные по существу штатные единицы главный бухгалтер и бухгалтер, администратор или заместитель администратора и т.д., только заработная плата которых отличается.
к содержанию ↑Должности в штатном расписании
Названий должностей достаточно большое количество, но все они подразделяются на:
- базовые — закрепленные в Квалификационных справочниках;
- произвольные — придуманные самостоятельно или образованные от базовых.
При составлении расписания следует присваивать трудящимся базовые наименования должностей, поскольку это упростит процедуру получения льгот и пенсии.
Постановление Минтруда под номером 29 разъясняет, что производные наименования могут быть признаны базовыми, если в их основе базовое название, прописанное в Классификационном справочнике.
Совместители в документации также указываются. Сделать это можно так:
- Указать в соответствующей графе, что сотрудник работает на 0,4 ставки (это объясняется тем, что совместитель не может работать на данной должности более 16 часов в неделю). Оплата указывается фактическая, а не за полную ставку.
- Прописать, что трудящийся занимает полную ставку и оклад отмечается полный. Но, в трудовом договоре прописываются условия осуществления деятельности — сотрудник принимается на работу по совместительству.
- Также в графе «Примечания» делается соответствующая отметка.
Оптимизация документа
Чтобы увеличить эффективность деятельности организации, следует периодически проводить оптимизацию расписания, которая представляет собой выявление ненужных функций, правильность распределения и использования рабочего времени, степень загруженности работников.
Результатом оптимизации зачастую является сокращение штата, но при этом у работодателя остаются только те труженики, которые способны эффективно трудится и максимально выполнять определенные обязанности. Соответственно, оптимизация является наилучшим способом увеличения эффективности работы организации.
В соответствии с федеральным законом под номером 98 штатное расписание не относится к списку документации, в которой содержится коммерческая тайна.
Так, наниматель не в праве включить в Перечень информации, составляющей коммерческую тайну компании, сведения о наличии вакантных мест, численности, системе оплаты и прочие сведения. Соответственно, применять понятие «коммерческая тайна» к данной первичной документации не приемлемо.
Все о штатном расписании узнайте из ролика: