Образец грамотного заполнения табеля учёта рабочего времени

Для правильного начисления зарплаты закон устанавливает обязанность работодателей вести табели учёта рабочего времени. Нужны они и для других расчётов: выполнения нормы сотрудниками, ведения статистики и планирования модернизации трудового процесса и т.д.

В статье разберёмся, как правильно вести и заполнить табель, кто этим должен заниматься, когда составляется документ.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Что такое табель учета рабочего времени?

Табелированием занимаются специальные работники – табельщики или иные лица, на которых должностными обязанностями возложена эта миссия.

Они отображают в документе количество часов и дней, которые каждый из сотрудников был на работе, или отсутствовал на месте по уважительной причине.

К таковым относятся:

• отгул;
• больничный;
• ежегодный отпуск;
• командировка и т.д.

Таким образом, табель учета – это сводная таблица для подсчета рабочего времени.

Табель составляется по итогам месяца, после чего отправляется на подпись к контролирующему должностному лицу, который проверяет данные. Если при проверке он замечает расхождение указанных значений, то должен подать корректирующий табель, где отразит правильные данные.

Корректирующих табелей может быть несколько, так как при большом количестве сотрудников ошибки могут возникнуть не единожды.

Законодательное регулирование

Правовая основа ведения учёта – ТК РФ, а именно ст. 91.

Законодательная база для экономического учета хозяйствующего субъекта достаточна разнообразна, но большую часть её составляют Приказ Минфина РФ № 52н от 30.03.2015 г. и Положения ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.11 г.

Первый устанавливает формы учёта времени работы и правила его ведения, в второй обязывает вести учет всех, кто не освобождён от него.

При этом освобождены от учёта (могут вести совершенно свободно, без табеля):

1. ИП;
2. Частнопрактикующие специалисты;
3. Иностранные компании и филиалы этих компаний.

Учёт в упрощённой форме ведут:

• НКО;
• малый бизнес (оборот до 800 000 000 рублей, число трудящихся – до ста человек).

Однако из числа фирм с упрощённым учётом Федеральным законом № 344 от 4 ноября 2014 г. исключены:

• ЖК и ЖСК;
• КПК;
• МФО;
• действующие партии;
• нотариальные палаты;
• адвокатские палаты, бюро, коллегии адвокатов;
• отдельные виды НКО.

Для прочих субъектов оформление табеля учёта должно производиться в полном объёме.

Бланки и унифицированная форма

Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1 установлена специальная форма для табеля – ф. 0504421. Согласно ей, табель может быть двух видов:

• Т-12 – используется в бумажном виде. Удобный вариант для небольших организаций с малым количеством сотрудников;
• Т-13 – заполняется электронно, онлайн. Такой вид табеля может быть интегрирован с другими программами учета и с пропускной системой предприятия.

Последний распространен на предприятиях с контрольно-пропускным режимом, где учёт реального рабочего времени проще произвести из-за системы фиксации времени прихода и ухода сотрудников с объекта.

До начала 2013 года эти формы подлежали обязательному применению всеми хозяйственными субъектами. Теперь большинству организаций предоставлено самим решать, как учитывать время. Однако многие по-прежнему ведут эти табели, так как они позволяют отразить всю необходимую информацию.

В этой статье можно узнать больше о табелях и скачать бесплатно бланки.

Для начала табелирования времени необходимо выпустить приказ с назначением ответственных лиц. Образец приказа (кликабельно):

Правила ведения

Ведёт учёт времени специалист, в чьи обязанности входит данное действие. В небольших организациях это бухгалтер или кадровик, а в крупных компаниях учет осуществляется в отдельных ячейках – цехах, отделах, группах.

Несмотря на ежедневность учёта часов, табель на госпредприятиях составляется полностью и подаётся на подпись старшему кадровому сотруднику, а после в бухгалтерию, раз в месяц. Для малых частных компаний его раз в месяц сразу подписывает бухгалтер.

Внизу табеля составляющие и проверяющие табель должностные лица ставят подписи. Это обязательный порядок для финансовых организаций, по которым предусмотрена основная или упрощённая система отчетности. Утверждает табель обычно главбух.

Печать на табеле обычно не ставится, так как в Постановлении Госкомстата № 1 от 05 января 2004 г. не установлена данная форма удостоверения.

Датой составления табеля необходимо считать последнее число месяца, так как это непосредственно связано с начислением заработной платы сотрудникам.

Нюансы заполнения

В табеле учитывается всё: рабочее время, выходные и праздники, командировки, отгулы, больничные и т.д.

Для различных отклонений от нормального режима предусмотрены специализированные буквенные обозначения. Предприятия могут самостоятельно дополнять список обозначений, однако, чаще всего применяется стандартный набор:

• Я – «явка», используется для обозначения работы днем, а Н – ночью;
• В – нерабочие выходные и праздничные дни;
• Б – больничный;
• С – труд сверхурочно;
• К – нахождение в командировке;
• ОТ – отпускные;
• У – обучение в учебном заведении, на время которого взят отпуск;
• ПР — неявка (прогул).

Есть и другие общие обозначения. Только для разновидностей отпусков их 10 наименований.

Здесь вы найдете больше условных обозначений для заполнения табеля.

Часто кадровики сталкиваются с трудностями в заполнении табеля. Например, как указать донорские дни? В таком случае делается отметка с кодом “Г” или “23”. Это значит, что сотрудник отсутствовал на рабочем месте, исполняя обязанности в пользу государства или общества в установленных законом случаях.

Пример заполненного табеля (кликабельно):

Как проверить табель?

Табель проверяется на наличие ошибок в следующих показателях:

• Код начисления дохода (например, 2000 – зарплата, 2012 – отпускная премия);
• Правильность отображения данных по часам (чтобы не оказалось, что сотрудник якобы был в командировке и на рабочем месте в одно и то же время);
• Правильность обозначений видов времени работы и отдыха;
• Корректность обозначения двух и более видов работ в один день.

При проверке используются методы сверки документов (накладных, данных системы по учету входа/выхода сотрудников, графиков отпусков и т.д.). Возможно и использование специальных программ учёта.

Если имеется расхождение в данных, то на подпись в отдел кадров и бухгалтерию передаётся исправленный, корректировочный табель.

Вместо указанных в обычном обозначений «первичный» и кода «0», в новом ставится наименование «корректирующий» и номер корректировки (1 – для первого корректирующего, 2 – для второго и т.д.).

Ведение табеля учета рабочего времени может быть возложено на любое лицо, которому это предписывают инструкции компании. Указанный сотрудник должен составить и ежедневно вести табель и в конце месяца подать его на подпись кадровикам и бухгалтерам организации.

Несмотря на свободу в выборе форм учёта, предоставленную законом частным и небольшим компаниям, большинство из них продолжают делать стандартные, обязательные для госучреждений формы табелей – Т-12 или Т-13.

Посмотрите видео о том, как самостоятельно сделать табель учёта и заполнять его онлайн: