Как правильно вести график учёта рабочего времени?

Взаимоувязка во времени между сферами деятельности предприятий государства осуществляется посредством графика рабочего времени (РВ), который составляется ежегодно.

Он содержит сведения о границах, длительности и норме трудовых периодов, их сочетании с промежутками отдыха.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Единый ритм распорядка обеспечивается комплексной системой взаимодействия правовых и нормативных документов, регламентов ведения первичных учётных форм, контролем соответствия фактически отработанного времени плановому. Для этого существуют правила ведения табеля и технические средства обеспечивания достоверности учёта.

Режимы внутри графика и основы

Главный регулирующий работу и время отдыха документ – Трудовой кодекс (ТК) РФ. Вторичными являются правила внутреннего распорядка, коллективный договор и соглашения, они устанавливают разделение РВ в границах каждого календарного периода – режим рабочего времени.

Организация учёта предусматривает:

1. Размер трудовой недели определяется администрацией фирмы совместно с профсоюзом, исходя из специфики производства и с учётом мнения коллектива. Выбранный вариант согласовывается с муниципалитетом – ст. 46 ТК. Если по условиям предприятия пяти- и шестидневная неделя не подходит, устанавливают суммированный учёт с нормативной величиной времени за определённый период – ст. 52 кодекса.
2. Ненормированный рабочий день предусматривает привлечение специалистов к труду за рамками стандартной смены. Границы деятельности в этом режиме определяются соглашением сторон.
3. Установленное законом время работы в течение суток фиксируется в правилах внутреннего распорядка: начало и конец, перерывы для отдыха. При сменном труде режим определяется графиком выходов. Такое расписание применяется для эффективного использования технологического оборудования и увеличения объёмов производства.

По общему правилу норма труда установлена ст. 91 ТК и составляет 40 часов в неделю. В целях организации учёта РВ и на основании федеральных и отраслевых стандартов, каждая компания разрабатывает положение, регулирующее регистрацию рабочего времени.

Документально устанавливают правила заполнения табелей и журналов учёта отсутствующих работников. Закрепляют обязанность администрации назначения ответственных лиц за достоверное фиксирование на смене сотрудников, определяют сроки представления табеля в кадровую службу.

Положение вводится для систематизации сбора и передачи в обработку сведений о рабочем времени каждого члена коллектива предприятия. Сотрудники, в обязанность которых входит табельная регистрация, ознакамливаются с документом под расписку.

Обязанность фиксирования рабочего времени лежит на администрации. Кроме табельного учёта, применяют также регистрацию посредством записей в специальный журнал сведений: сколько часов в течение дня отработал сотрудник. Такая форма не обязательна, но некоторые фирмы её применяют.

Образец приказа о ведении табелей учёта рабочего времени (кликабельно):

Виды проведения регистрации

Целями учёта РВ являются:

• контроль начала и окончания работ в определённое распорядком время;
• фиксирование неявок и опозданий;
• проверки присутствия сотрудников на месте выполнения обязанностей;
• а также установление периодов простоя, сверхурочной работы, нахождения специалиста в отпуске или в болезненном состоянии.

Учёт рабочего времени бывает 3 видов:

1. По неделям – применяется в отношении трудящихся, деятельность которых происходит в рамках 40 часов за 5 или 6 дней. Норма установлена законом.
2. Посуточный способ используется на предприятиях с обычным режимом. Для инвалидов и несовершеннолетних лиц продолжительность смены сокращается. В отношении ряда профессий количество часов также уменьшается, например, на опасных производствах.
3. Суммированный учёт часто применяют на сезонных работах, предприятиях с непрерывным технологическим процессом, организациях с режимом гибкого графика. В этом случае норма часов рассчитывается на период, предусмотренный внутренним распорядком: месяц, квартал, полугодие. В соответствии со ст. 104 ТК РФ, предельная длительность суммирования – 12 мес.

На основании данных учёта рабочего времени осуществляется контроль производственной дисциплины и начисление вознаграждений трудящимся.

В зависимости от применяемых в компании способов регистрации количества РВ, табели заполняются вручную или в электронном виде.

Методы контроля

Администрация фирмы обязана обеспечить правильный учёт и достоверность сведений о приходе и убытии сотрудников с работы. В пунктах наблюдений необходимо устанавливать хорошо видимые с расстояния часы. Методы для обеспечения контроля руководство компании определяет самостоятельно.

Приемлемыми считаются:

• отчётность каждого сотрудника;
• назначение специального табельщика на проходную и ведение журнала, который представляется руководителю вместе с рапортом;
• устройство контрольно-пропускной системы на основе электронных карт;
• установка аппаратуры видеонаблюдения.

Терминал учёта по биометрической технологии – этот метод контроля находит всё большее распространение.

Существующие программно-приборные комплексы, сканируя вены руки, обеспечивают автоматическое фиксирование времени прибытия и ухода персонала, суммируют часы каждого сотрудника.

Достаточно поднести ладонь к считывающему устройству, и вся информация о пришедшем человеке поступает в базу данных, где фиксируется личность, должность и график работы.

Сведения об отсутствующих специалистах оперативно поступают руководителю.

Правила ведения журнала учёта РВ

Законодательно обязанность заполнения книги не закреплена и унифицированная форма документа не установлена. Но присутствие и использование в организации тетради контроля рабочего времени делает учёт прозрачнее и способствует поддержанию дисциплины сотрудников.

Журнал учёта рабочего времени сотрудников в формате excel можно скачать здесь абсолютно бесплатно.

Заполнение учётной книги

Вводится в действие журнал приказом руководителя, одновременно назначают и специалиста, ответственного за внесение записей и подготовку рапортов по окончании контрольного периода. Сведения из книги переносятся в табели, годовые карточки и другие кадровые и бухгалтерские документы.

Форма журнала и порядок заполнения включаются в текст внутреннего трудового распорядка компании. Принято нумеровать, сшивать страницы книги и скреплять их печатью предприятия. Регламент заполнения журнала может предусматривать самостоятельное внесение сведений сотрудниками или обязывать делать записи ответственного специалиста.

Минимальная информация, которая содержится в учётном документе:

1. имя, фамилия, отчество и должность пришедшего на смену работника;
2. дата и точное время прохода на территорию организации;
3. час прекращения труда – убытие с проходной.

Дополнительно включаются сведения:

• в каком направлении и для чего в течение смены отлучался сотрудник;
• переработки;
• суммарное количество отработанных в этот день часов, опоздания и неявки.

Пример заполнения графика учёта РВ (кликабельно):

Каждая отметка подтверждается подписью сделавшего её ответственного лица и самого служащего. К способам ведения журнала относят два: вручную на бумаге или в электронном виде посредством простейшего программного обеспечения. Сделанный на компьютере отчёт распечатывается и подписывается.

В этом материале можно почитать о ведении табелей учёта рабочего времени более подробно.

Другие формы регистрирования

Для фиксирования рабочего времени сотрудников при выездной деятельности, например, при выполнении заказа в качестве подрядчика, используют учётные листы, которые также передаются в бухгалтерию для начисления вознаграждения сотрудникам. Этот же тип учёта может быть использован и в командировке.

Форма документа произвольная, напоминает акт выполненных работ между сторонами договора подряда.

Вся информация излагается на одном листе: в шапке – наименование документа, его номер и дата. Ниже – реквизиты заказчика и исполнителя.

Далее следует таблица с графами:

• число, месяц, год;
• содержание работ;
• время начала и окончания;
• количество часов;
• замечания по выполнению и колонка подписи нанимателя.

Построчно перечисляются действия бригады, и в конце списка подводится итоговое количество часов. Завершают документ подписи сторон – заказчика и исполнителя. Кроме того, указывают фамилию специалиста, работавшего на выезде. Такую форму используют для бухгалтерской программы 1С.

Образец листа учёта (кликабельно):

Ведомость учёта рабочего времени – бланк, по которому оплачивается труд педагогов, участвующих в проведении единого госэкзамена. Форма его определена региональными властями: в Москве – Приказом Департамента образования 210 от марта 2016.

Производственный календарь учёта рабочего времени – обязательный руководящий норматив для отдела кадров и бухгалтерской службы предприятия. В нём содержится вся информация, касающаяся общепринятого для России режима труда и отдыха с подразделением на каждый месяц и кварталы. В календарь вносят также сведения о профессиональных праздниках.

Посмотрите видео о ведении учёта рабочего времени: