Кадровое делопроизводство – для чего это необходимо на предприятии?

Кадровое делопроизводство – это основа стабильной работы в любом предприятии. Сотрудники этой отрасли отвечают за подбор персонала, обучение сотрудников, ведение документации и передачи документов в архив.

Поэтому слаженная работа в этой области должна вестись без сбоев.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Особенности работы отдела по делопроизводству кадров

Сотрудники отдела кадрового делопроизводства занимаются вопросами, связанными с трудовыми взаимоотношениями, а также кадрами, перемещениями информации о них и сортировке и переработки архивных данных об информации, используемой в компании.

Термин «кадровый учет» означает осуществление движения сотрудников и их учет, начинающийся от подчиненных и заканчивая руководящими должностями.

Важно отметить, что эти документы составляет квалифицированный сотрудник, работающий в отделе кадрового делопроизводства. Только в таком случае они будут иметь весомое доказательство не только в пределах организации, но и в зале судебных заседаний.

Каждый документ в своем роде важен для действующего предприятия, так правильно составленной должностной инструкцией можно объяснить отказ по отношению к кандидату в приеме на работу.

Сегодня каждое предприятие при приеме новых сотрудников на работу, пользуется действующим законодательством, которое касается как оформления документов, так и последующего хранения их в архиве. Отступления от этого в современной организации невозможны.

Известно, что практически каждый документ, созданный на предприятии, обладает юридической силой.

Имея на руках правильно составленный экземпляр документа работодатель может представить его в качестве доказательной базы в судебном разбирательстве.

Задача кадрового делопроизводства заключается в ведении внутренней документации предприятия, поэтому от сотрудника, отвечающего за этот процесс, требуются особые знания в области заполнения документов и навыки владения техникой.

Основными задачами работников отвечающих за делопроизводство в организации являются следующие функции:

• прием новых сотрудников на работу;
• заполнение трудовых книжек;
• увольнение;
• предоставление отпуска;
• направление в командировку.

Это лишь основные функции, но помимо этого персонал отдела кадров должен выполнять и другие функции возложенные на него руководством.

Для современной и стремительно развивающейся компании, необходимо иметь не только базовые знания в области заполнения документов, но и постоянное стремление в развитии и прохождении курсов повышения квалификации. Именно такой подход к работе способен обеспечить безошибочное выполнение возложенных задач.

Точного определения кадрового делопроизводства невозможно найти ни в одном Федеральном законе или подзаконном акте РФ, поэтому можно воспользоваться термином, представленным в ГОСТ 5114198. Этот стандарт устанавливает несколько стадий прохождения обработки для документов предприятия:

1. Создание нового документа.
2. Документооборот в организации, то есть движение и учет важных бумаг.
3. Хранение материалов, в том числе и в архиве.

Для правильного понимания законодательных документов, регулирующих кадровое делопроизводство, необходимо обратиться сразу к нескольким правовым источникам:

• Трудовой кодекс РФ, который регулирует отношения между сотрудником и работодателем в организации;
• Государственный стандарт под номером 6.30-2003 (в нем сказано об унифицированных системах документации);
• Постановления Госкомстата России от 05.01.2004;
• Постановление правительства РФ от 16.04.2004;
• Типовая инструкция для регулирования делопроизводства производимой в Федеральных органах исполнительной власти, созданная Федеральной архивной службой РФ от 27 ноября 2000 года.

Основные составляющие учета

Работники отдела кадров должны уметь выполнять следующие виды деятельности:

• Оформление сотрудника при его трудоустройстве.
• Осуществления оформления документов для перемещения действующих сотрудников с одной должности на другую.
• Установление регламентных отношений между работниками организации и их работодателем.
• Осуществление процедуры по оформлению сотрудников.
• Составление штатного расписания, для того чтобы работники могли быть проинформированы о предстоящих выходных и рабочих днях. Оно может редактироваться и дорабатываться в зависимости от пожеланий действующего руководства.

Как составить штатное расписание читайте в нашей статье.

• Составление учета сотрудников, входящих в состав организации.
• Хранение трудовых книжек и договоров. Часто трудовая инспекция, посещая организацию с целью проведения проверки, обращает пристальное внимание именно к трудовой книжке и ее грамотному оформлению.
• Составление табеля, способствующего правильному учету рабочего времени и наличию перерывов на предприятии. Эта процедура осуществляется во избежание нарушения законодательных норм.
• Составление документации о персональных данных сотрудников организации, а так же защите информации хранящейся в ней.
• Создание ведомостей, регулирующих заработную плату.
• Журналы учета проверок, особенно актуальны для деятельности индивидуальных предпринимателей и юридических лиц.
• Распечатка приказов, касающихся заявлений, докладных записок, а так же увольнения работников.

Помимо тех документов, которые принято считать общепринятыми на предприятиях есть специализированные документы. Особенно это касается тех организаций, относящихся к определенному виду деятельности.

Если руководитель обходится без создания кадрового отдела, тогда он сам выполняет все вышеперечисленные функции, либо есть возможность заказать услуги стороннего предприятия, предоставляющего подобный род деятельности за определенную плату.

Изучить все тонкости кадрового делопроизводства достаточно проблематично. Поэтому необходимо углубленно заниматься развитием области той сферы деятельности, в которой развивается компания.

В кадровом производстве нельзя обойтись без ведения журналов. На сегодняшний день разработан перечень тех журналов, без которых не может развиваться кадровый отдел любой компании. К ним относят учет:

• трудовых соглашений;
• отпусков сотрудников;
• командировок;
• графиков медицинских осмотров;
• приказов, составленных для личного состава предприятия.

При ведении документации современного предприятия важно составлять ее правильно. К основным документам относятся:

• Приказ о приеме единственного работника в штат организации (обозначается под номером № Т-1).
• Приказ «№ Т-1а» о приеме двух и более сотрудников в число работающих на этом предприятии.
• № Т-2 – это образец для личной карточки, предназначенной для каждого сотрудника.
• График отпусков обозначают №Т-7.
• № Т-8 – это приказ, направленный на сокращение действующего трудового договора.
• № Т-10 Формирование командировочного удостоверения.
• № Т-11 Документ для поощрения, действующего сотрудника.
• № Т-12 Табель рабочего времени.
• Распоряжение о предоставлении отпуска, обозначает №Т-6.
• Приказ №Т-5а направлен на то, чтобы перевести сотрудников на другую работу.

Положение о кадровом производстве

После определения того перечня необходимой документации, наступает время для составления Положения о введении кадрового делопроизводства.

Это положение показывает детально описанный порядок ведения необходимой документации, но не является обязательным, хотя в значительной степени облегчает работу сотрудников кадрового отдела.

Образец Положения о ведении кадрового производства скачивайте здесь бесплатно.

Значение аудита кадров в организации

Кадровый аудит полностью включает в себя проверку всей имеющейся ценной документации в компании.

Ее проверяют на корректность составления и наличие необходимых документов. Вся действующая база документов должна быть сохранена по рамкам, установленным действующим законодательством РФ.

Аудит предусматривает обязательную проверку следующих видов документации на предприятии:

• наличие трудовых договоров и заключенных ранее дополнительных соглашений, связанных с ними;
• личные карточки для каждого из сотрудников в действующем штате;
• штатное расписание для рабочих и составление графика отпусков;
• личные дела на всех трудящихся;
• различные должностные инструкции;
• табели об установлении рабочего времени;
• журналы, предназначенные для проведения кадрового учета;
• приказы, касающиеся основной деятельности организации.

Для любой организации кадровый аудит позволяет узнать о полной картине дел в кадровом делопроизводстве по действующему законодательству РФ.

Помимо этого, подобная проверка защищает компанию от непредвиденных моментов связанных с проверками со стороны трудовой инспекции или неправильными начислениями заработной платы.

Необходимость этой процедуры весьма высока, если бывшие или действующие сотрудники имеют намерения для судебного разбирательства, касающегося различных юридических вопросов, связанных с документами и другими аспектами трудового права.

Организацию могут обязать к выплате штрафа в размере до пятидесяти тысяч рублей, и это без учета финансовых претензий исходящих от работника, пытающегося привлечь руководство организации к ответственности.

Кадровый аудит может быть нескольких видов:

• Сплошной. При такой проверке, документы за определенный период полностью проверяются и выявляются ошибочные образцы и бумаги.
• Выборочный. Руководитель может поручить проверить лишь один вид кадровой документации, а другую оставить без пересмотра.
• Целевой. Этот вид аудита направлен на проверку конкретного сотрудника, например того с кем имеется судебное разбирательство или конфликтная ситуация, приводящая к проведению подобной проверки.
• Оперативная проверка. Ее проводят в тех случаях, когда известно о грядущем надзоре со стороны прокуратуры или трудовой инспекции.
• Профилактический аудит. Этот вид проверки направлен на то, чтобы руководитель был спокоен за правильное составление и хранение материалов, принадлежащих компании. Этот вид проверки может проводиться в определенный промежуток года по заранее запланированному графику.

Специалист, занимающийся кадровым аудитом, может числиться в штате организации, если у нее есть достаточный ресурс для этого или есть второй вариант, подходящий для компаний меньшего размера – это вызов специалиста из частной компании.

Исходя из этого, в кадровом делопроизводстве выделяют два вида аудита. Первый из них называется внутренним, то есть проводимым самими членами организации, которые числятся в ней. Как правило, этот вид проверки отличается низкими показателями по степени проверяемости документов.

Это объясняется тем, что сотрудники помимо проверки занимаются ежедневными составлениями документов и проведением другой работы.

Они отвлекаются и имеют мало опыта в проведении подобной проверки, поэтому результаты могут оказаться неудовлетворительными, особенно накануне приезда специалистов из проверяющих органов.

Второй вид проверки называется внешним. Этому виду присуща одна особенность – высокая информативность и достоверность данных предоставляемая опытным частным аудитором или компанией предлагающей услуги по подобным кадрам, имеющим соответствующую квалификацию и выдающих лицензию в конце проверяемых работ.

Обязательный аудит исходит со стороны государственных органов. В основную задачу проверяющих входит выявление и фиксирование нарушений, касающихся ведению деловой документации и устранению ошибок.

При неправильном заполнении документов, они правомочны накладывать штрафные санкции, способствующие в дальнейшем исправлению ситуации и подталкивающие работников, отвечающих за эту отрасль предприятия к профессиональному обучению и прохождению определенных курсов, а также повышению мотивации.

Текущие изменения в этой сфере

Кадровое делопроизводство возлагает на сотрудников этой деятельности значительные нагрузки, не только в области обработки документов, но и контроля за новшествами, которые происходят в этой отрасли работы предприятия. Итак, сотрудник в отделе кадрового делопроизводства должен:

• своевременно отслеживать необходимые новшества, произошедшие за последнее время в данной сфере, и принимать решения по самообучению и уведомлению других сотрудников о таком роде нововведений;
• отслеживать действующее законодательство и малейшие изменения в нем, возможно, они будут касаться и вопроса об оформлении документации в делопроизводстве;
• предотвращать ошибки других работников и пытаться исправить их совместным путем.

К сожалению, закон не предусматривает один единственный нормативный документ, регулирующий работу кадрового делопроизводства. Однако, специалист в этой области, должен обладать бдительностью и внимательностью.

В связи с этим, профессионалу в области кадрового делопроизводства, необходимо учитывать новые поправки в законах 2016 года:

1. Изменения, коснувшиеся предоставления справки о судимости, при оформлении на работу.
2. Новшества, касающиеся изменения подхода контролирующих органов для малого бизнеса.
3. Выдача трудовых книжек на руки.
4. Сокращение командировочного пакета.
5. Отмена обязательного правила о фирменной печати, используемой в компании.
6. Предстоящее введение обязательных профстандартов.

Это лишь основные дополнения, которые необходимо учитывать при изучении нормативной базы. На самом деле, сотрудник кадрового делопроизводства занимается ответственным делом, и на него возложена значительная ответственность за благополучие предприятия.

Что проверяет трудовая инспекция в кадровом делопроизводстве предприятия узнайте из видео: