На любом предприятии у сотрудников должна быть возможность вести деловую переписку с коллегами или начальством. И чаще всего для этого используются служебные или докладные записки.
С помощью писем и записок происходит обмен информацией внутри организации. Важно понимать, что в подобных документах нет распоряжений или других управленческих указаний. Это лишь информация, которую адресату необходимо принять к сведению.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:
Как оформить?
Обычно речь в служебных записках идет об определенной проблеме, которую специалист не может решить самостоятельно. Указав предложения по ее разрешению, он таким образом советуется с вышестоящим начальством.
Особой формы написания служебных записок, установленной законодательством, нет. Любой сотрудник может составить этот документ в свободной форме. Некоторые крупные предприятия самостоятельно разрабатывают свои формы служебных записок.
Есть определенные требования, которые предъявляются к оформлению таких документов. Обязательно следует указать:
- ФИО адресата.
- Полное название документа, номер записки и дату написания.
- Тему записки.
- Описание сложившейся ситуации.
- Должность автора, его ФИО.
- Подпись.
Проблемы при составлении служебной записки должны описываться кратко, без сложных оборотов и лишних слов. Обязательно должен быть указан номер документа, так как впоследствии записка будет зарегистрирована.
Печать на служебной записке не ставится.
Благодаря современным технологиям деловая переписка нередко осуществляется с помощью электронной связи. Служебная записка в этом случае составляется практически так же, как и на бумаге.
Здесь вы можете узнать что такое объяснительная записка.
Но есть некоторые отличия. В первую очередь они касаются адресата, так как в электронном письме его нужно указывать только, если письмо отправляется на общую электронную почту. Также рекомендуется запрашивать уведомление, подтверждающее отправку и получение электронной служебной записки.
Существуют следующие виды служебных записок:
- на премирование работника;
- на повышение оклада;
- о невыполнении должностных обязанностей;
- о выделении денежных средств итд.
Ответ на служебную записку
После рассмотрения служебной записки руководитель обязан поставить на документе определенную резолюцию, например, «Исполнено», «Принято к сведению» или «Отменено». Если записка подразумевает получение ответа, то руководитель должен его предоставить.
Никаких определенных сроков на отправку ответа нет, так как это зависит от ситуации. Например, ответ на служебную записку о причинах лишения премии руководитель должен ответить в течение 10 дней.
Что касается формы ответа, то она устанавливается локальными документами организации. Чаще всего это пояснительная записка, в которой содержится информация о том, какие меры принял адресат в ответ на сообщение сотрудника.
к содержанию ↑Регистрация их в организации
Служебные записки являются внутренними документами, поэтому их регистрация не является обязательной. Тем не менее, многие предприятия ведут учет служебных записок, регистрируя их в специальном журнале. Благодаря этому можно контролировать общее количество полученных документов.
Журнал регистрации должен включать следующую информацию:
- номер и дату каждой служебной записки;
- личные данные о должностном лице, отвечающем за ведение журнала;
- краткое содержание полученной записки.
Очень часто журналы регистрации заменяют специальными электронными программами, которые содержат всю информацию о внутреннем документообороте. Это позволяет экономить время и быстро находить нужные данные.
Срок хранения оригиналов служебных записок у ответственных за них лиц составляет 5 лет. После этого срока специальная экспертная комиссия решает их судьбу. Копии служебных записок хранятся «до минования надобности».
к содержанию ↑Докладная записка
Докладная записка – это разновидность внутреннего документа, который используется для информирования вышестоящего руководства о той или иной проблеме.
Помимо этого, докладные записки нередко содержат информацию о проделанной работе. В зависимости от получателя докладные записки делятся на внутренние и внешние.
Внутренние докладные записки составляются согласно стандартам и обязательно содержат регистрационный номер.
Внешние записки отправляются в вышестоящие инстанции, поэтому они оформляются на специальном бланке и должны быть подписаны руководителем предприятия. Копия документа, отправляемого в другие организации, всегда остается у отправителя.
В зависимости от содержания докладные записки делятся на:
- Инициативные. Они содержат конкретные предложения и рекомендации.
- Информационные. Содержат сведения о выполнении определенной работы.
- Отчетные. Составляются в качестве отчета о проделанной работе.
Отличия между докладной и служебной
Разница между этими двумя документами незначительная, но она все же есть. Конечно, служебная и докладная записки похожи между собой по структуре. Иногда в дополнение к одной записке может быть написана другая.
Отличиями документов являются:
- Служебная записка может отправляться одним сотрудником другому, в то время как докладная записка всегда направляется вышестоящему руководству.
- Докладная записка может служить способом переписки с другими юридическими лицами, служебные же записки используются только во внутреннем документообороте.
Деловая корреспонденция подразумевает наличие большого количества различных писем и записок. Поэтому каждый сотрудник обязательно должен знать правила составления каждой служебной записки. Для этого при необходимости кадровые работники должны предоставлять образцы записок.
Чем отличается служебная от докладной смотрите в видео-ролике: