Любой организации необходимо в обязательном порядке заниматься ведением табеля учёта рабочего времени каждого сотрудника. Данный документ подтверждает количество отработанных и неотработанных дней и служит основанием для начисления заработной платы.
Специально уполномоченное лицо занимается составлением документа в единичном экземпляре. После подписания главой отдела бумага передается в бухгалтерию. В существующие законы и акты время от времени вносятся изменения касаемо хранения табеля. Бухгалтеру организации следует учитывать обновленную информацию и следовать ей.
В статье разберёмся, где, как и сколько хранить табели учёта рабочего времени.
Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:
Что такое табель учёта рабочего времени?
Табель представляет собой поимённый список сотрудников структурного подразделения и отражает посещаемость за отчётный период.
Наличие в компании документа обязательно. Осуществляется ведение в бумажном или электронном виде. Делать это только в электронном формате запрещается.
Утвержденной формы бланка нет. Госкомстат РФ разработал для рекомендаций два варианта: Т-12 и Т-13. Каждая компания оставляет за собой право выбора формы:
- Т-12 применяется, если учёт производится вручную. Заполняется в одном экземпляре на двух листах 2/3 формата А3. В конце каждого месяца после подписи руководителя передаётся бухгалтеру для начисления выплат.
- Для ведения табеля в электронном виде применяется форма Т-13. Большинство табельщиков в наши дни используют эту форму.
Так выглядит табель (кликабельно):
Каждому сотруднику при устройстве на работу присуждается табельный номер, который впоследствии применяется во всех документах относительно расчёта оплаты труда. Номера новых или уволенных работников следует вносить или удалять только на основании приказов, принятых руководителем.
к содержанию ↑В этой статье можно почитать о том, какие есть режимы рабочего времени.
Сроки хранения
После закрытия табель передаётся в бухгалтерию, где по нему начисляется заработная плата работнику. Бухгалтер обычно оставляет документ в своем архиве. Если у компании есть собственный архив, то по истечении трёх лет табель передаётся на хранение туда.
Компания сама разрабатывает акты, регулирующие порядок и сроки передачи. Государственного регулирования этого процесса нет.
Если же работник трудится на вредном или опасном производстве, то документы о его времени работы положено хранить 75 лет. Даже если компания ликвидируется, табель не подлежит уничтожению. Для хранения существуют архивные учреждения.
С 2010 года срок хранения табеля обычного работника составляет 5 лет.
к содержанию ↑Электронные табели
При хранении табеля в электронном формате ответственному лицу следует опираться на Приложение № 526 к Приказу Министерства Культуры РФ.
Подпункты 2.30 и 2.32 регламентируют:
- Хранение должно осуществляться в двух копиях на отдельных устройствах;
- В случае ухудшения качества воспроизведения необходимо производить перезапись документации на новые носители;
- Перезапись должна носить неизменную информацию при сравнении с исходным материалом;
- Не реже одного раза в 5 лет производится контроль состояния электронного носителя.
Перед внесением сведений о работнике в формы Т-12 или Т-13 необходимо, чтобы он дал согласие на обработку своих персональных данных и разрешил их применение в кадровом учёте в электронном варианте.
Как мы видим, табель учета рабочего времени является важным документом в кадровом делопроизводстве.
Компания берёт ответственность на себя за его хранение. 5 лет – срок хранения документа для общих случаев. 75 лет – при вредных условиях деятельности. Табели в электронном формате имеют идентичные сроки хранения.
Посмотрите видео о создании табеля учёта рабочего времени в программе:
Что можно предпринять, если было выявлено, что относительно недавно принятому на работу сотруднику присвоили номер давно уволенного работника, но при этом не было соответствующего приказа?