Ведение журнала трудовых договоров и дополнительных соглашений


Журнал регистрации трудовых договоров и дополнительных соглашений

Ведение журнала, предназначенного для учёта трудовых договоров, не является обязательным, так как трудовое законодательство не дает для этого четкого указания.

Однако наличие подобного документа может оказаться полезным для самого работодателя, и многие ведут журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений по собственной инициативе.

Содержание:
Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Зачем нужен журнал?

Журнал полезен для всехНекоторые пренебрегают ведением журнала регистрации трудовых договоров, считая это пустой тратой времени.

Стоит знать, что наличие подобного документа на предприятии позволит в полной мере подтвердить заключение контрактов с конкретными сотрудниками, а также различных дополнительных соглашений.

Подобная доказательная база может использоваться как для решения внутренних задач, так и для участия в судебных спорах.

Журнал позволяет эффективно вести учёт документации, хранящейся в архиве предприятия. Это позволит предотвратить исчезновение или кражу важных бумаг — проблемы, связанные с подобными происшествиями.

При ведении журнала учёта трудовых договоров проводится его замена в ежегодном режиме, однако если с работниками было заключено малое количество контрактов, то один документ может вестись на протяжении нескольких лет.

к содержанию ↑

Форма документа


Ведением журнала учёта трудовых договоров занимается кадровая служба. Документ может создаваться в свободной форме и представлять собой обыкновенную тетрадь с жёсткой обложкой, разлинованной на столбцы. Однако вести журнал можно как в бумажной, так и в электронной форме.

Во втором случае ответственный за журнал человек обязан делать несколько резервных копий после каждого обновления документов, чтобы избежать потери важных для предприятия данных.

Формуляр включает в себя большое количество сведений и даёт возможность упорядочить их, принимая во внимание потребности конкретной организации. С момента оформления журнал становится локальной документацией, которую требуется вести в полном соответствии с действующим законодательством.

Пример ведения журнала:

Пример журнала

В обязательном порядке формуляр должен включать в себя титульный лист, утверждённую таблицу, более того, необходимо пронумеровать и прошить документ. В будущем журнал нельзя заполнять в хаотичном порядке. За его ведение должен отвечать конкретный сотрудник, который будет вносить важные для организации сведения в порядке, установленном ТК РФ.

Журнал учёта трудовых договоров часто создаётся на предприятиях с большой численностью штата, в организациях, где кадровые работники знают всех сотрудников поимённо, подобный документ — довольно редкое явление.

к содержанию ↑

Правила ведения

При создании журнала учёта трудовых договоров в обязательном порядке делается титульный лист, на котором проставляется название документа, дата его создания. На следующей странице необходимо прописать сведения относительно лиц, ответственных за ведение конкретного документа.

Обозначается следующая информация:

  • Порядковый номер;
  • Полное имя кадрового сотрудника, занимающегося заполнением журнала;
  • Должность ответственного лица;
  • Временной период, в течение которого планируется вести документ;
  • Наименование бумаги, играющей роль основания;
  • Подпись ответственного за журнал лица.

Стоит отметить, что для удобства использования документа в будущем пронумеровать страницы необходимо в обязательном порядке.

Таблица, где будут прописываться важные сведения, должна включать в себя около 10 столбцов.

Пример, как правильно регистрировать договора в журнале (кликабельно):

Образец регистрации

Образец, на основании которого чаще всего создаётся журнал учёта контрактов, заключенных с работниками, включает в себя следующие сведения:

  • Порядковый номер контракта;
  • Точную дату заключения;
  • Персональные данные сотрудника;
  • Профессию и должность в компании;
  • Структурное подразделение, в котором работает специалист;
  • Дату заключения и расторжения контракта;
  • Характер деятельности.

Скачать бланк журнала бесплатно можно здесь.

Если в частично заполненном журнале обнаруживается серьёзная ошибка, то досрочное закрытие документа является обязательным условием. Чтобы произвести эту процедуру правильно, нужно сделать соответствующую запись на последней странице, после чего указать причину.

Посмотрите видео о том, как правильно прошивать журнал:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему - позвоните прямо сейчас:


Это быстро и бесплатно!


Также рекомендуем к прочтению:

  1. Ведение журнала по охране труда и технике безопасности
  2. Как вести журнал регистрации приказов по личному составу?
  3. Ведение журнала регистрации уведомлений работникам образец

Поделиться в соц.сетях

Автор статьи - Свидлов Аркадий Михайлович

Понравилась статья? Следите за обновлениями сайта В Контакте или Твиттере. Подпишитесь на свежие материалы по E-Mail:

Добавить комментарий