Справка 2-НДФЛ – как правильно заполнить бланк?

Справка 2-НДФЛ — это налоговая декларация каждого работника.

В ней отражают доходы сотрудника и размер всех вычетов по налогам.

Делается она работодателем за определенный период (обычно 1 год).

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Для чего нужна справка по форме 2-НДФЛ?

Она может понадобиться в ряде случаев:

1. для расчета положенных выплат, льгот или пособий, учитывающих доход с прежнего места работы (например, декретных, алиментов);
2. при оформлении любого вида кредита;
3. при оформлении туристической или рабочей визы;
4. для получения вычетов по декларации 3-НДФЛ.

Справка 2-НДФЛ должна быть представлена в налоговую инспекцию не позднее 1 апреля.

Как получить ее и сколько готовится?

Для получения документа необходимо письменно обратиться в бухгалтерию организации с просьбой выдать выписку с лицевого счета сотрудника обо всех начислениях за определенный период.

Образец заявления для получения справки скачайте здесь.

Заявление составляется в свободной форме, обязательно в 2х экземплярах, один из которых остается у заявителя.

Справка 2- НДФЛ выдается независимо от того, состоит заявитель в трудовых отношениях с работодателем или уже уволился.

Если организация ликвидирована, следует обратиться в налоговую инспекцию.

Форма 2- НДФЛ должна быть выдана сотруднику в течение трех дней с момента получения заявления (ст. 62 ТК РФ).

Если в положенный срок документ не выдан, а объективные причины нарушения Законодательства отсутствуют, физическое лицо может обратиться в суд (ст. 237 ТК РФ).

Требуется ли справка при приеме на работу?

При устройстве на работу справку предоставлять не обязательно. Бухгалтерия предприятия может попросить принести форму 2- НДФЛ, если работник ранее получал доход в другом месте.

Она потребуется в следующих случаях:

• оформление пособий, субсидий;
• расчет налогов с оплаты труда;
• расчет выплат по листу нетрудоспособности;
• предоставление льгот, налоговых вычетов;
• расчет отпускных выплат.

Вы можете скачать бланк 2-НДФЛ тут бесплатно.

Должны ли выдавать ее при увольнении?

При увольнении справку 2-НДФЛ выдают в обязательном порядке по письменному заявлению работника.

Документ является основанием для уменьшения платежей по налогам, предоставления социальных вычетов.

При подаче декларации 3-НДФЛ справка поможет вернуть затраты:

• на платное медицинское обслуживание, включая услуги стоматолога;
• на получение образования;
• при покупке имущества.

Как уволиться и получить при этом компенсацию узнайте, прочитав эту статью.

Правила заполнения полей

Документ может быть распечатан на бумаге или послан в электронном виде.

Традиционная бумажная справка должна быть заполнена только черными или синими чернилами.

Бланк оформляется обычно на одном листе. При заполнении нескольких страниц их надлежит обязательно нумеровать. Подпись и дата заполнения указывается на каждом листе.

До 2016 года печать на справке ставилась обязательно. В новой форме справки места для печати не предусмотрено.

«Признак»

Раздел имеет два значения:

• «1» – налог с выданной заработной платы удержан;
• «2» – невозможно удержать налог.

«Номер корректировки»

Если справка ранее не оформлялась, в поле ставят индекс «00». Внесение любых правок обозначают «01», «02», «03» и далее. Если справка аннулирует предыдущие формы, указывают индекс «99».

«Код ИФНС»

Код можно уточнить на сайте налоговой организации, информационных стендах в инспекции по месту регистрации.

Он состоит из четырех цифр. Первые две — это код региона, где оформляется справка. Вторые — код инспекции по налогам.

«Код по ОКТМО»

Код означает принадлежность к тому или иному территориальному муниципальному образованию. Он предназначен для быстрой обработки статистических данных. Номер публикуют на официальном сайте налоговой службы, размещают на информационном стенде в налоговой организации.

При регистрации вновь образованного юридического лица, служба статистики направляет в его адрес информационное письмо с указанием кода по ОКТМО.

При заполнении справки 2-НДФЛ код прописывают в строке 1.3. Он может включать от 8 до 11 знаков. В свободные клетки ставят прочерки.

Если сотрудник в течение отчетного периода получал зарплату, премию или другой вид доходов в филиалах организации с разными кодами по ОКТМО, то составляют отдельные справки.

«Налоговый агент», «ИНН», «КПП»

В поле «Налоговый агент» (строка 1) указывают полное или сокращенное наименование организации, выдающей справку.

Название организации должно полностью совпадать с наименованием, прописанным в Уставе.

В этом же поле указывают индивидуальный номер налогоплательщика (ИНН) и код причины постановки на учет (КПП) организации, оформляющей справку.

Если форму 2-НДФЛ выдает индивидуальный предприниматель, то в поле «Налоговый агент» должны быть полностью указаны его фамилия, имя и отчество, ИНН. Сокращения не допускаются! КПП вносить не надо.

«ФИО работника»

Указывают фамилию, имя, отчество налогоплательщика.

Данные прописывают полностью, любые сокращения в данной строке будут считаться ошибкой.

Иностранный гражданин может использовать буквы латинского алфавита.

«Статус налогоплательщика»

Раздел раскрывает, является или нет гражданин налоговым резидентом Российской Федерации.

С 2016 года приказом налоговой службы России № ММВ-7-11/485 от 30.10.2015 утверждены 6 кодов для статусов налогоплательщиков:

1. код «1» указывают для физического лица, являющегося налоговым резидентом РФ. В справке 2-НДФЛ (раздел 3) проставляют «13%»;
2. код «2» — гражданин не является налоговым резидентом РФ. В разделе 3 ставят – «30%»;
3. «3» — квалифицированный специалист, не выступает налоговым резидентом РФ;
4. «4» — участник программы добровольного переселения, не резидент;
5. «5» — лицо, имеющее статус беженца (или получивший временное убежище), не резидент РФ:
6. «6» — гражданин другого государства, имеющий разрешение (патент) на трудовую деятельность в РФ.

Статус определяют по документу, подтверждающему время нахождения на территории РФ. Для резидента нужно нахождение на территории РФ не менее 183 дней.

«Гражданство (код страны)»

В этой графе указывают код страны, гражданином которой является налогоплательщик.

Российскую Федерацию обозначают кодом «643».

«Код документа, удостоверяющего личность»

Основными документами, удостоверяющими личность, являются:

• паспорт гражданина РФ (код «21») или иностранного подданного (код «10»);
• военный билет («07»);
• вид на жительство («12»);
• разрешение на временное проживание в РФ («15»).

Кодом «91» обозначают прочие документы, разрешенные законодательством РФ или иностранных государств для удостоверения личности.

«Адрес места жительства в РФ»

Заполняют на основании паспортных данных. Адрес временной регистрации не ставят.

В справке о доходах нерезидента (иностранного гражданина либо русского) пункт 2.8 можно не заполнять, а в п. 2.9 указать адрес проживания в своем государстве.

Реквизиты адреса указывают полные, сокращения не допускаются.

«Код страны проживания»

Код указывают в соответствии с Общероссийским классификатором стран мира.

Графу заполняют только для иностранных работников.

«Облагаемые доходы»

К облагаемым доходам относят любые материальные поступления:

1. заработную плату;
2. премии;
3. выигрыши и материальные подарки;
4. доходы от продажи имущества или сдачи его в аренду.

Подробнее об облагаемых доходах можно прочитать в статье 217 Налогового кодекса РФ.

Здесь же указана ставка налога по доходам (п. 3). Она может составлять 9,13,15, 30 или 35%.

В столбце «месяц» цифрами указывают номер месяца, в котором был получен доход. Если налогоплательщик получал в отчетный период несколько видов материальных поступлений, по каждому коду дохода требуется заполнить отдельную строку.

Доходы суммировать нельзя!

В разделе указывают вычеты, предусмотренные статьей 217, отдельно по каждому месяцу.

«Налоговые вычеты»

Налоговые вычеты указывают в пункте 4.

Это суммы, уменьшающие доход физического лица. Они влияют на размер налога на доходы (он становится меньше).

Предоставляемые вычеты перечислены в Налоговом Кодексе. Наиболее распространены следующие виды:

1. стандартный (ст. 218 НК РФ);

Предоставляется сотрудникам, имеющим детей, а также опекунам.

2. социальный (ст. 219);

Его получают с сумм, потраченных на платное обучение или медицинское обслуживание.

3. имущественный (ст. 220).

Чтобы получить социальный и стандартный вычет (заполняют п. 4.1 формы), сотрудник представляет в налоговую инспекцию по месту регистрации полный пакет необходимых документов.

Вычет по имуществу можно получить не только в налоговой инспекции, но и по месту работы. Для этого заинтересованное лицо самостоятельно оформляет в ФНС уведомление о предоставлении вычета и сдает его в бухгалтерию организации. Для получения вычета по имуществу заполняют пункты 4.2, 4.3, 4.4 справки.

«Общие суммы дохода и налога»

В пункте 5 необходимо указать суммарные доходы и налоги. Порядок заполнения справки следующий:

• в строке 5.1 прописать сумму всех доходов;
• в 5.2 указать налоговую базу (общий доход (стр. 5.1), уменьшенный на сумму всех вычетов по таблице 4.1);
• в 5.3 прописать сумму начисленного налога;
• в 5.4 — удержанного;
• строка 5.5 — это сумма налога, перечисленного в государственный бюджет;
• в строке 5.6 указать излишне удержанный налог (если таковой был произведен);
• если налог не удержали, сумму его необходимо прописать в строке 5.7.

Порядок заполнения справки смотрите в видео-ролике: